فن أدارة الاجتماعات وأثره في أعداد المحاضر

فن أدارة الاجتماعات وأثره في أعداد المحاضر

يشتمل هذا البحث على خمسة فصول ، يتناول الفصل الأ ول الإيطار العام لخطة البحث تحديد المشكلة ، أهداف الدراسة وأهميتها وتساؤلاتها وحدود الدراسة ومصطلحاتها، والدراسات السابقة في هذا المجال والفصل الثاني يتناول أدبيات الدراسة ، أما الفصل الثالث فيستعرض اسباب نجاح وفشل ومراحل انعقاد الاجتماعات وأثره في أعداد المحاضر ، أما الفصل الرابع فيتناول إجراءات البحث التطبيقية و منهج الدراسة ، ومجتمع وعينة الدراسة والأدوات المستخدمة في جمع البيانات وصدق وثبات الأداة ويتم بالفصل الخامس عرض وتحليل البيانات التي تم جمعها في الدراسة ، وأخيراً الفصل السادس ويتناول أهم النتائج والتوصيات

أن وراء نجاح الاجتماعات يأتي من خلال دقة المعلومات التي قد تطرح في الاجتماعات وأي خلال في هذه المعلومات يؤدي الى إصدار قرارات غير ناجحة مم تؤدي إلى فشل المنظمة وكذلك اعداد المحاضر بشكل مرتب يسهل سير الاجتماعات ومن ل مات عرضه تبين لنا أنه ليست المعلومات الوحيدة التي تلعب دور في ذلك ولكن هناك مهارات يجب أن تكون من صفات القيادي لهذا الاجتماعات.
أن معيار نجاح الاجتماعات هو الوصول الى أهدافه وحتى يتم ذلك لابد من توفر عدد من المهارات الإدارية والتي يمكن تقيدها على النحو التالي:
• مهارة التخطيط للاجتماع التي يتغلغل في جميع مراحل الاجتماع.
• مهارة تنظيم الاجتماع من حيث الموضوع والمكان وطريقة النقاش.
• مهارة القيادة والمتمثلة في رئيس الاجتماع وقدراته على أدارة دقة الأمور.
• مهارة أدارة وقت الاجتماع وذلك بإعطاء كل بند من البنود وقته المحدد.
• مهارة الاستماع والإصغاء الى الأفكار التي يطرحها المشاركون في الاجتماع.
• مهارة التعامل مع المشاركين في ظل تناقض واختلاف طبائعهم.
• اختيار توقيت الاجتماع المناسب لاستحضار تركيز الجميع.. وأقصد بذلك توقيت بدء الاجتماع ومدة انعقاده.
• تهيئة مكان الاجتماع بما يناسبه من جو مريح وإمكانيات وأدوات مطلوبة، من الجيد أن يكون هناك بروجكتور وأدوات قرطاسية ومشروبات ساخنة.
• الأشخاص الذين قد نحتاجهم لجزئية بسيطة في الاجتماع لا يشترط أن يحضروا اجتماعاً كاملاً.. فيتم الاستعانة بهم عند الحاجة أو الانتهاء من جزئياتهم مبكراً لعدم تعطيلهم، أو يمكن التواصل معهم عن بعد عن طريق الهاتف أو الانترنت فالتقنية الحديثة وفرت علينا الكثير فيمكن الاجتماع عن طريق الهاتف ( Call Conference)أو عن طريق برامج المحادثة مثل ٍSKYPE وخلافها.. وذلك توفيراً لوقت وجهد الحضور.
• التركيز على محاور الاجتماع وعدم إضاعة الوقت في نقاشات فرعية
• محاولة استبعاد أي مؤثرات مزعجة أو مقاطعات خارجية (جوال.. صديق.. الخ.
• استخدم العروض التقديمية والمرئية، فهي تساعد على التركيز وجذب الانتباه.
• استخدم برامج العصف الذهني فهي أكثر توثيقاً وتثبيتاً للمعلومات ولا تغفل أي فكرة أو اقتراح مهما صغر فقد يكون مؤثر ونافع
وكذلك ترتيب أولويات النقاش وعدم بدء مناقشة أي نقطة قبل الانتهاء مما سبقها.. حتى لا تضطر إلى إضاعة الوقت مرة أخرى في استحضار مجريات النقاش حولها.

إسماعيل يحيى الحوري

جامعة المستقبل

2017/2016

د/ جميل الجويد

pdf

العربية